Kolay İK, deprem, sel ve yangın gibi afetlerde şirketlerin çalışanlarının güvenlik durumunu öğrenebilmesi için “Acil Durum” uygulamasını geliştirdi. SMS tabanlı çalışan sistem, internet bağlantısına ihtiyaç duymadan çalışanların güvende olduklarını veya yardıma ihtiyaç duyduklarını bildirmesine imkan tanıyor.
İnsan kaynakları platformu Kolay İK, afet ve kriz anlarında şirketlerin çalışanlarıyla iletişimini sürdürmesine yönelik yeni bir uygulamayı kullanıma sundu.
12 Kasım Afet Eğitimi Hazırlık Günü’nde duyurulan “Acil Durum” uygulaması, şirketlerin çalışanlarına toplu SMS göndermesine ve gelen yanıtları merkezi bir ekrandan takip etmesine imkan tanıyor.
Uygulamanın ilk kullanıcılarından biri Decathlon Türkiye oldu.
İnternet Bağlantısı Gerekmiyor
Sistemin temel özelliği iletişimi SMS üzerinden yürütmesi.
Şirketler deprem, sel, yangın ve benzeri acil durumlarda çalışanlarına toplu mesaj gönderebiliyor. Çalışanlar herhangi bir uygulama indirmeden veya internet bağlantısı kullanmadan güvende olduklarını ya da yardıma ihtiyaç duyduklarını bildirebiliyor.
Gelen yanıtlar şirket yetkililerinin erişebildiği tek bir ekranda toplanıyor.
Çalışanlar “güvende”, “yardıma ihtiyaç duyuyor” ve “henüz yanıt vermedi” şeklinde ayrıştırılarak görüntülenebiliyor.
Bu sayede şirketler yardım talebinde bulunan çalışanları ilgili ekiplerle buluşturabiliyor, yanıt vermeyen kişilere yeniden ulaşabiliyor.
Afet Öncesinde Tatbikat Yapılabiliyor
Kolay İK’nın geliştirdiği sistem yalnız kriz anındaki iletişime odaklanmıyor.
Şirketler gerçek bir afet yaşanmadan önce uygulama üzerinden tatbikat düzenleyebiliyor. Çalışanların mesajlara yanıt verme oranları takip edilebiliyor ve iletişim bilgilerinin güncelliği kontrol edilebiliyor.
Bu yapı, şirketlerin kriz iletişim planlarını olay yaşanmadan önce test etmesine imkan sağlıyor.
Özellikle farklı şehirlerde veya çok sayıda lokasyonda çalışan ekipleri bulunan şirketlerde, çalışan durumunun merkezi biçimde izlenmesi afet yönetiminin önemli parçalarından biri haline geliyor.
SMS Neden Tercih Edildi?
Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı, mobil internet veya Wi-Fi bağlantısının kriz anlarında kesilebildiğine dikkat çekiyor.
Yalı, SMS’in eski cihazlarda ve 2G bağlantılarında da çalışabilmesi, ayrı bir uygulama veya bildirim izni gerektirmemesi nedeniyle acil durum iletişiminde birincil kanal olarak tercih edildiğini belirtti.
Kolay İK’nın yaklaşımında teknoloji, şirket içi iletişimin yanında kriz anındaki bilgi akışının hızlandırılması için de kullanılıyor.
Şirketler Çalışan Durumunu Tek Ekrandan İzleyebiliyor
Acil Durum uygulamasının şirketler açısından temel işlevi, çok sayıda çalışandan gelen bilgiyi merkezi olarak görünür hale getirmesi.
Yüzlerce veya binlerce çalışanı bulunan şirketlerde bireysel telefon görüşmeleriyle durum tespiti yapmak zaman alabiliyor.
Sistem, gelen yanıtları otomatik olarak sınıflandırarak insan kaynakları ve kriz yönetimi ekiplerinin öncelikli yardım ihtiyacını daha hızlı belirlemesini amaçlıyor.
Kolay İK, çözümü şirket ölçeğinden bağımsız olarak kullanılabilecek bir afet iletişim aracı olarak konumlandırıyor.
Kolay İK’nın Acil Durum uygulamasında dikkat çeken taraf, yeni ve karmaşık bir iletişim teknolojisi kullanmak yerine kriz koşullarında çalışmaya devam edebilecek daha temel bir kanalı merkeze alması.
Afet sırasında internet erişiminin zayıflaması veya tamamen kesilmesi, mobil uygulamalara dayalı iletişim sistemlerinin en önemli kırılganlıklarından biri.
SMS üzerinden gelen yanıtların tek merkezde toplanması ise özellikle büyük şirketlerde “kim güvende, kimin yardıma ihtiyacı var, kimden henüz haber alınamadı?” sorularına daha hızlı yanıt verilmesini sağlayabilir.
Bu tür sistemlerin gerçek değeri ise afet yaşanmadan önce yapılan tatbikatlar, güncel çalışan verisi ve şirketlerin kriz yönetimi süreçleriyle ne kadar iyi entegre edildiğiyle ortaya çıkacak.
